Informativa sulla Riservatezza

Il Rapporto tra Servizio e Dati

Wxxem Zylox sviluppa percorsi di coaching esecutivo attraverso una piattaforma digitale che necessita l'acquisizione di determinate informazioni. Il nostro modello operativo richiede dati identificativi per costruire programmi personalizzati e mantenere canali di comunicazione diretta con chi si rivolge a noi.

Ogni informazione che riceviamo trova impiego specifico nella gestione della relazione professionale. Quando qualcuno compila il modulo di contatto, quelle informazioni alimentano il sistema di gestione clienti che utilizziamo per organizzare consulenze e monitorare l'avanzamento dei percorsi.

La natura del coaching esecutivo determina quali categorie di dati raccogliamo. Nome e cognome identificano la persona. L'indirizzo email costituisce il canale primario attraverso cui inviamo materiali didattici, aggiornamenti sui programmi e comunicazioni relative al percorso intrapreso. Il numero di telefono permette conversazioni dirette quando emergono necessità che la comunicazione scritta non soddisfa adeguatamente.

Punti di Acquisizione Informazioni

Le informazioni entrano nel nostro sistema attraverso momenti di interazione ben definiti:

• La compilazione del modulo presente nella sezione contatti del sito rappresenta il momento più comune. Chi desidera ricevere informazioni sui nostri servizi inserisce volontariamente i propri dati per avviare una conversazione.
• Durante le sessioni di coaching, emergono dettagli professionali e obiettivi personali che annotiamo per costruire strategie di sviluppo mirate. Questi appunti rimangono strettamente legati alla fornitura del servizio.
• La corrispondenza via email genera naturalmente informazioni addizionali. Ogni scambio arricchisce il quadro che manteniamo per garantire continuità e coerenza nel supporto fornito.

Non impieghiamo sistemi di tracciamento automatico che raccolgono informazioni mentre navigate il sito. La nostra acquisizione dati segue esclusivamente azioni consapevoli da parte degli utenti.

Impieghi e Trasformazioni

Operazioni sulla Posta Elettronica

Gli indirizzi email che riceviamo alimentano il nostro sistema di comunicazione. Attraverso questa infrastruttura inviamo conferme di appuntamenti, materiali preparatori per le sessioni, risorse educative selezionate in base al percorso intrapreso e aggiornamenti su nuove offerte formative che potrebbero interessare chi già collabora con noi.

Il sistema di posta opera su server gestiti dal nostro fornitore di servizi email, che mantiene l'infrastruttura tecnica necessaria per garantire recapito affidabile e sicurezza delle comunicazioni.

Gestione della Relazione Professionale

I dati entrano in un database relazionale che struttura le informazioni per tipologia di servizio. Quando prepariamo una sessione di coaching, consultiamo la storia delle interazioni precedenti per costruire continuità tematica. Questo approccio richiede conservazione organizzata di appunti, obiettivi dichiarati e progressi osservati nel tempo.

Le informazioni di contatto permettono pianificazione efficiente. Utilizziamo numeri di telefono per conferme dell'ultimo minuto o per riprogrammazioni urgenti quando circostanze impreviste modificano calendari concordati.

Elaborazione Amministrativa

Nome completo e indirizzo email diventano elementi di fatturazione quando si perfeziona un accordo commerciale. Questi dati compaiono nei documenti fiscali che generiamo per registrare transazioni e rispettare obblighi contabili.

Circolazione verso Entità Esterne

Alcuni aspetti operativi richiedono coinvolgimento di fornitori specializzati. La nostra infrastruttura tecnica poggia su servizi che gestiamo attraverso contratti che specificano limiti rigorosi su come questi partner possono operare con le informazioni che passano attraverso i loro sistemi.

Infrastruttura Email

Un fornitore dedicato gestisce l'invio materiale della posta elettronica. Questo partner riceve gli indirizzi email necessari per effettuare il recapito dei messaggi che componiamo. Il contratto che regola questo rapporto limita il fornitore al ruolo di processore tecnico, vietando qualsiasi utilizzo delle informazioni per finalità proprie.

Hosting e Archiviazione

Il sito web risiede su server forniti da una società di hosting con sede nell'Unione Europea. Le informazioni che transitano attraverso il modulo di contatto vengono temporaneamente elaborate da questa infrastruttura prima di raggiungere i nostri sistemi di gestione interni. Il fornitore opera secondo standard di sicurezza certificati e vincoli contrattuali che escludono accesso ai contenuti oltre quanto strettamente necessario per mantenere il servizio operativo.

Elaborazione Pagamenti

Quando si verificano transazioni finanziarie, i dati di pagamento viaggiano direttamente verso il processore specializzato che gestisce l'aspetto bancario. Non conserviamo informazioni complete di carte di credito o coordinate bancarie nei nostri sistemi interni. Riceviamo solo conferme di avvenuto pagamento necessarie per sbloccare accesso ai servizi acquistati.

Fondamenti Legali e Consenso

Il trattamento delle informazioni personali poggia su basi giuridiche specifiche previste dalla normativa europea sulla protezione dati.

Quando qualcuno compila il modulo di contatto chiedendo informazioni sui nostri servizi, operiamo sulla base dell'interesse legittimo a rispondere a richieste commerciali ricevute spontaneamente. Questa categoria copre anche l'invio di materiali informativi strettamente collegati alla richiesta iniziale.

L'esecuzione del contratto giustifica il trattamento più esteso che avviene dopo la formalizzazione di un accordo commerciale. Fornire coaching esecutivo richiede inevitabilmente gestione di informazioni personali e professionali. Senza questa base operativa, risulta impossibile erogare il servizio per cui esiste accordo.

Per comunicazioni promozionali non direttamente legate a servizi già acquistati, richiediamo consenso esplicito attraverso meccanismi di opt-in chiari. Chi riceve proposte commerciali ha previamente indicato interesse specifico per questo tipo di contatto.

Periodi di Conservazione

Le informazioni permangono nei nostri sistemi per durate che variano secondo la natura del rapporto e obblighi normativi applicabili.

I dati di chi compila il modulo di contatto senza poi avviare un percorso formale rimangono attivi per diciotto mesi. Questo periodo permette follow-up ragionevole e mantiene disponibile lo storico di conversazioni precedenti qualora la persona decidesse successivamente di riprendere contatto. Trascorso questo termine, le informazioni vengono eliminate dai sistemi operativi.

Quando si instaura una relazione contrattuale, la conservazione segue tempistiche più lunghe determinate da obblighi fiscali e contabili. La normativa italiana impone mantenimento della documentazione commerciale per dieci anni dalla chiusura del rapporto. Durante questo periodo, i dati rimangono archiviati ma non vengono più utilizzati per comunicazioni attive a meno di specifiche necessità amministrative.

Gli appunti relativi alle sessioni di coaching vengono conservati per la durata del percorso più ventiquattro mesi successivi. Questo orizzonte temporale copre eventuali riprese di percorsi interrotti o sessioni di follow-up che talvolta avvengono a distanza di tempo dalla conclusione del programma principale.

Approccio alla Sicurezza

La protezione delle informazioni che gestiamo si sviluppa attraverso strati multipli di controllo tecnico e procedurale.

Tutti i trasferimenti di dati tra il browser degli utenti e i nostri server avvengono attraverso connessioni crittografate che utilizzano protocolli TLS aggiornati. Questo impedisce intercettazione delle informazioni mentre viaggiano attraverso internet.

I database che contengono informazioni personali risiedono in ambienti protetti da firewall configurati per respingere tentativi di accesso non autorizzato. Solo personale specificamente designato possiede credenziali per interrogare questi sistemi, e ogni accesso genera registrazioni che permettono audit retrospettivi.

Le password che proteggono account amministrativi seguono criteri di complessità rigorosi e vengono rinnovate secondo calendario predefinito. Utilizziamo autenticazione a due fattori per aggiungere uno strato addizionale di verifica identità prima di consentire accesso a funzioni sensibili.

I backup vengono eseguiti quotidianamente e conservati in location geograficamente separate dall'infrastruttura primaria. Questa ridondanza protegge contro perdita di dati causata da guasti hardware o eventi catastrofici che potrebbero compromettere il datacenter principale.

Nonostante queste misure, riconosciamo che la sicurezza assoluta non esiste. Manteniamo procedure di risposta a incidenti che si attiverebbero qualora emergesse compromissione dei sistemi, includendo notifica tempestiva alle persone coinvolte come richiesto dalla normativa applicabile.

Diritti Esercitabili

La normativa europea riconosce alle persone una serie di prerogative relative alle proprie informazioni personali. Chi interagisce con noi può attivare questi diritti attraverso richieste formali.

Accesso e Verifica

È possibile ottenere copia delle informazioni che manteniamo e conferma di come vengono utilizzate. Questa richiesta genera un documento strutturato che elenca categorie di dati conservati, finalità di trattamento attive e identità di eventuali destinatari esterni a cui le informazioni sono state comunicate.

Correzione e Integrazione

Quando informazioni risultano inesatte o incomplete, chi le ha fornite può richiedere aggiornamento. Verifichiamo la legittimità della richiesta e procediamo poi a modificare i record secondo le indicazioni ricevute.

Cancellazione

Ci sono circostanze in cui è possibile ottenere eliminazione delle informazioni prima della scadenza naturale dei periodi di conservazione. Questa opzione si applica quando il trattamento non ha più basi legali valide, quando viene revocato consenso precedentemente fornito, o quando si dimostra che le informazioni vengono elaborate in violazione di normative applicabili.

La cancellazione trova limiti quando sussistono obblighi legali che impongono conservazione, tipicamente relativi a documentazione fiscale e contabile che la normativa italiana richiede di mantenere per periodi specifici.

Limitazione del Trattamento

In alternativa alla cancellazione completa, si può richiedere blocco temporaneo dell'utilizzo di determinate informazioni. Questa opzione risulta appropriata quando si contesta l'accuratezza dei dati e serve tempo per verificare, o quando il trattamento appare illecito ma si preferisce limitazione piuttosto che eliminazione definitiva.

Portabilità

Per informazioni fornite direttamente e trattate su base consensuale o contrattuale, esiste diritto di riceverle in formato strutturato e leggibile da sistemi automatici. Questo permette trasferimento agevole verso altri fornitori di servizi qualora si decidesse di migrare altrove.

Opposizione

È sempre possibile opporsi a trattamenti basati su interesse legittimo, incluse comunicazioni di marketing diretto. L'opposizione ferma immediatamente l'attività contestata a meno che non esistano ragioni impellenti e legittime che prevalgono sugli interessi della persona richiedente.

Comunicazioni Commerciali

Chi ha avviato un percorso con noi riceve occasionalmente proposte relative a nuovi programmi formativi, workshop tematici o servizi complementari. Queste comunicazioni poggiano sull'interesse legittimo a informare clienti esistenti di offerte rilevanti per il loro sviluppo professionale.

Ogni messaggio promozionale include meccanismo semplice per interrompere definitivamente questa categoria di comunicazioni. La richiesta di esclusione produce effetto immediato, pur mantenendo attive comunicazioni strettamente necessarie per servizi in corso.

Non partecipiamo a programmi di email marketing di massa o condividiamo liste di contatti con organizzazioni terze per loro iniziative promozionali. Le nostre comunicazioni commerciali provengono esclusivamente da Wxxem Zylox e riguardano unicamente servizi che eroghiamo direttamente.

Trasferimenti Internazionali

L'infrastruttura che utilizziamo risiede interamente all'interno dell'Unione Europea. I server che ospitano il sito e i database contenenti informazioni personali si trovano in datacenter localizzati in paesi membri, garantendo applicazione uniforme della normativa europea sulla protezione dati.

Alcuni strumenti software che impieghiamo per operazioni amministrative potrebbero comportare accessi occasionali da parte di fornitori con sedi in paesi terzi. Quando questo avviene, verifichiamo esistenza di meccanismi di protezione adeguati riconosciuti dalle autorità europee, tipicamente attraverso clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

Decisioni Automatizzate

Non utilizziamo sistemi di profilazione algoritmica o processi decisionali completamente automatizzati che producano effetti legali o incidano significativamente sulle persone. Le valutazioni relative a idoneità per specifici programmi di coaching, personalizzazione dei percorsi formativi e decisioni commerciali coinvolgono sempre giudizio umano diretto.

Gli strumenti software che impieghiamo servono esclusivamente per organizzazione efficiente delle informazioni e supporto alle attività operative, ma non sostituiscono valutazione professionale nelle decisioni che contano.

Minori

I servizi di coaching esecutivo che offriamo si rivolgono esclusivamente a professionisti adulti. Non raccogliamo consapevolmente informazioni relative a persone di età inferiore ai sedici anni. Qualora emergesse che abbiamo inavvertitamente acquisito dati di minori, procediamo a eliminazione immediata appena ne veniamo a conoscenza.

Modifiche a Questa Informativa

Periodicamente aggiorniamo questo documento per riflettere cambiamenti nelle pratiche operative, nell'infrastruttura tecnologica utilizzata o per adeguamento a nuove disposizioni normative. La data di ultimo aggiornamento appare in apertura del documento.

Modifiche sostanziali che ampliano significativamente finalità di trattamento o introducono nuove categorie di destinatari vengono comunicate preventivamente alle persone interessate attraverso email o notifica prominente sul sito. Per variazioni minori di carattere tecnico o organizzativo, la pubblicazione della versione aggiornata costituisce notifica sufficiente.

Chi continua a utilizzare i servizi dopo pubblicazione di una nuova versione dell'informativa accetta implicitamente le modifiche introdotte. In caso di disaccordo sostanziale, rimane disponibile l'opzione di interrompere il rapporto ed esercitare diritti di cancellazione come descritto nelle sezioni precedenti.